Ausschreibung Reinigungsdienstleistung Unterlagen: Ein Überblick
Für die Ausschreibung einer Reinigungsdienstleistung brauchst du vor allem ein Leistungsverzeichnis, ein Raumbuch mit Flächenerfassung, Vertragsbedingungen und klare Bewertungskriterien. Bieter ergänzen diese Unterlagen mit Eignungsnachweisen und Referenzen. Dieser Ratgeber zeigt, welche Ausschreibung-Unterlagen für Reinigungsdienstleistungen du als Auftraggeber vorbereitest und was du bei Angeboten prüfst.
Das Wichtigste in Kürze
- Auftraggeber stellen Leistungsverzeichnis, Raumbuch und Vertragsbedingungen zusammen.
- Bieter weisen Eignung nach, etwa mit Handelsregisterauszug, Unbedenklichkeitsbescheinigungen und Referenzen.
- Veröffentlicht wird über Vergabeplattformen; ein Verfahren dauert in der Regel 4 bis 12 Wochen (Quelle: Blink).
- Eine Checkliste hilft, eingegangene Angebote sauber zu vergleichen.
Welche Unterlagen gehören zu einer Reinigungsausschreibung?
Die Vergabeunterlagen bilden das Paket, das jeder Bieter erhält. Dazu zählen ein Anschreiben mit Fristen, das Leistungsverzeichnis, das Raumbuch, die Vertragsbedingungen, ein Preisblatt und die Angabe, wie Angebote bewertet werden. Wie ausführlich das Paket ausfällt, hängt von Größe und Art des Objekts ab.
Alle Bieter sollten mit denselben Unterlagen arbeiten. Nur dann sind die Angebote fair vergleichbar, weil jeder dieselbe Leistung kalkuliert. Änderungen nach dem Start solltest du daher allen Bietern gleichzeitig mitteilen.
Die Vorbereitung ist ein eigener Schritt vor der eigentlichen Ausschreibung; eine Anleitung dazu bietet das Stmelf. Plane dafür Zeit ein, denn die Unterlagen entscheiden später über die Qualität der Angebote.
Ein typischer Fehler: Unterlagen am Schreibtisch erstellen, ohne das Gebäude zu begehen. Dann fehlen Flächen, Zugänge oder Sonderbereiche, und Bieter kalkulieren mit Annahmen.
Was muss ins Raumbuch und die Flächenerfassung?
Das Raumbuch beschreibt jeden Raum einzeln. Typische Angaben sind Raumnummer, Nutzung, Fläche, Bodenbelag, Fensterflächen und Besonderheiten wie Sanitärbereiche oder empfindliche Oberflächen. Erst daraus lässt sich ein Angebot seriös berechnen.
Die Flächen solltest du vor Ort prüfen und nicht nur aus alten Plänen übernehmen. Umbauten, neue Trennwände oder geänderte Nutzung führen sonst zu falschen Mengen.
Je nach Gebäudetyp stehen andere Punkte im Vordergrund:
- Büro: Arbeitsplätze, Teeküchen, Sanitärräume, Teppich oder Hartboden
- Schule: Klassenräume, Flure, Turnhalle, Toiletten, Pausenbereiche
- Kita: Gruppenräume, Waschräume, Garderoben, Bereiche mit häufigem Kontakt
- Treppenhaus: Stufen, Geländer, Fenster, Eingangsbereich
Halte Raumbuch und Leistungsverzeichnis deckungsgleich. Wenn ein Raum im Raumbuch steht, aber im Leistungsverzeichnis keine Leistung erhält, entstehen später Streit und Nachträge.
Wie erstellst du ein Leistungsverzeichnis für die Gebäudereinigung?
Das Leistungsverzeichnis legt fest, was wie oft und in welcher Qualität gereinigt wird. Gliedere es nach Raumgruppen, zum Beispiel Büros, Sanitär, Flure, Glasflächen. Für jede Gruppe nennst du die Tätigkeiten, die Intervalle (täglich, wöchentlich, monatlich) und die Reinigungszeiten.
Beschreibe außerdem, wie die Qualität kontrolliert wird: Wer prüft, wie wird dokumentiert, was passiert bei Mängeln. Unklare Formulierungen wie „regelmäßig reinigen“ führen zu unterschiedlichen Kalkulationen.
Ein einfaches Muster für den Aufbau:
- Objektbeschreibung und Zugänge
- Leistungen je Raumgruppe mit Intervall
- Sonderleistungen wie Fensterreinigung oder Grundreinigung
- Reinigungszeiten und Anforderungen an Material
- Qualitätskontrolle und Ansprechpartner
Für die Veröffentlichung gibt es einen Klassifizierungscode: Der CPV-Code für Gebäudereinigung lautet 90911200-8, wie der Ratgeber von Blink angibt.
Welche Eignungsnachweise und Referenzen verlangen Auftraggeber?
Bei den Unterlagen für eine Ausschreibung von Reinigungsdienstleistungen sind die Eignungsnachweise der Bieter der wichtigste Prüfpunkt. Üblich sind Handelsregisterauszug, Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Referenzen und häufig eine ISO-9001-Zertifizierung. Das nennt der Ratgeber von Blink als typische Eignungskriterien in öffentlichen Ausschreibungen.
Bei Referenzen zählt die Vergleichbarkeit. Bei EU-weiten Ausschreibungen werden mindestens 3 Referenzen aus den letzten 3 Jahren verlangt, die mit der Leistung vergleichbar sind. Ob du dieselbe Forderung stellst, legst du für dein Verfahren selbst fest.
Fordere nur Nachweise, die du auch prüfst. Zu viele Anforderungen schrecken geeignete Bieter ab, zu wenige erschweren den Vergleich. Gib außerdem an, ob sich Bieter zu einer Bietergemeinschaft zusammenschließen dürfen.
Wo veröffentlichst du die Ausschreibung und wie lange dauert das Verfahren?
Für öffentliche Ausschreibungen gelten das Deutsche Vergabeportal (DTVP), evergabe.de und TED (Tenders Electronic Daily) als wichtigste Plattformen. Welche davon für dich passt, hängt vom Auftraggeber und vom Auftragswert ab. Im Zweifel fragst du bei deiner Vergabestelle nach.
Die Laufzeit eines Verfahrens beträgt in der Regel 4 bis 12 Wochen von der Veröffentlichung bis zur Angebotsabgabe. Die Vorbereitung der Unterlagen kommt davor, die Prüfung und Zuschlagsentscheidung danach.
Während der Angebotsphase kommen Bieterfragen. Beantworte sie schriftlich und stelle Antworten allen Bietern zur Verfügung. So bleibt das Verfahren transparent, und niemand erhält einen Informationsvorsprung.
Nenne im Anschreiben einen festen Ansprechpartner und einen Termin für die Objektbesichtigung. Das reduziert Rückfragen und verbessert die Qualität der Angebote.
Checkliste: So prüfst du die eingereichten Unterlagen
Wenn Angebote eingehen, hilft eine feste Reihenfolge. Prüfe zuerst formal, dann inhaltlich. So erkennst du Lücken früh und vergleichst am Ende gleiche Leistungen.
- Sind alle geforderten Formulare ausgefüllt und unterschrieben?
- Liegen Handelsregisterauszug und Unbedenklichkeitsbescheinigungen bei?
- Sind die Referenzen mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar?
- Wurde die geforderte Zertifizierung nachgewiesen, falls verlangt?
- Passt das Preisblatt zum Leistungsverzeichnis, ohne geänderte Positionen?
- Sind Reinigungszeiten und Personaleinsatz nachvollziehbar?
- Ist die Frist eingehalten?
Auffällig niedrige Preise solltest du hinterfragen: Oft fehlen Leistungen oder die Kalkulation der Reinigungszeiten ist zu knapp. Halte Rückfragen und Antworten schriftlich fest, damit die Entscheidung später nachvollziehbar bleibt.
Häufige Fragen
Was ist ein CPV-Code und brauche ich ihn?
Der CPV-Code ordnet eine Ausschreibung einer Leistungsart zu und hilft Bietern, passende Verfahren zu finden. Für Gebäudereinigung lautet er 90911200-8. Ob du den CPV-Code brauchst, hängt vom Verfahren ab; bei öffentlichen Ausschreibungen klärst du das mit deiner Vergabestelle.
Darf sich eine Bietergemeinschaft bewerben?
Das legt der Auftraggeber in den Vergabeunterlagen fest. Gib deshalb im Anschreiben klar an, ob Bietergemeinschaften zugelassen sind und wie die Nachweise dann einzureichen sind.
Welche Plattformen nutzen Bieter, um Ausschreibungen zu finden?
Öffentliche Verfahren erscheinen etwa auf dem Deutschen Vergabeportal (DTVP), evergabe.de und TED. Auch Vergabemarktplätze der Bundesländer gehören dazu.
Ausschreibungsunterlagen für Reinigungsdienstleistungen: Beratung bei NovaClean
Wir von der NovaClean Dienstleistungen GmbH in Ludwigsfelde sind auf B2B-Kunden und offizielle Ausschreibungen spezialisiert. Als GmbH sind wir für Ausschreibungen von Schulen, Kitas und Ämtern qualifiziert. Wenn du Unterlagen für eine Ausschreibung vorbereitest, sprich uns gern an.
Besichtigung und persönliche Beratung vor Ort sind kostenlos. Unser Einsatzgebiet ist Ludwigsfelde und die Region Brandenburg. Nach dem Start reinigt ein Team aus festen Mitarbeitern. Wir sind Mo–Fr von 8:00 bis 20:00 Uhr und Sa von 8:00 bis 16:00 Uhr erreichbar.